Peran public relation dalam sebuah perusahaan sangat penting bagi pertumbuhan dan kemajuan perusahaan di era teknologi saat ini. Pada dasarnya sebuah perusahaan sangat membutuhkan penilaian (feedback) dari para customer maupun publik.

Bagaimana publik atau masyarakat memberikan respon positif perusahaan, memunculkan kepercayaan hingga memilih produk perusahaan. Dengan adanya reputasi yang baik dari publik, sebuah perusahaan akan selangkah lebih mudah dalam mencapai goals yang berdampak pada kemajuan perusahaan.

Contoh sederhananya, jika Anda mendatangi supermarket untuk membeli sebuah produk mie instan, maka biasanya Anda akan cenderung mengambil produk mie instan yang berasal dari  perusahaan yang Anda percayai dan tidak asing di telinga Anda.

Secara tidak langsung, perusahaan produk mie instan tersebut telah berhasil melakukan upaya PR dengan menumbuhkan kepercayaan pada Anda dan customer lain untuk memilih dan mengonsumsi produk mereka.

Dari contoh sederhana diatas, citra positif perusahaan bisa didapatkan dengan upaya-upaya public relation. Lalu sebenarnya, apakah definisi dari Public Relation itu?

Apa itu Public Relation?

Public Relation (PR) atau biasa disebut Hubungan Masyarakat (Humas) adalah proses interaksi antara organisasi dengan masyarakat dalam menciptakan opini publik, menanamkan pengertian, memberikan persepsi, menumbuhkan motivasi dan menciptakan partisipasi publik.

Adapun arti publik dalam public relations adalah khalayak sasaran PR yang terdiri sekumpulan orang yang berada didalam (internal) maupun diluar (external) perusahaan yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan.

Dilansir dari laman prsa.org, public relations adalah proses strategi komunikasi yang membangun hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya.

Sementara menurut Rex F. Harlow dalam bukunya “Effective Public Relations”, public relation adalah fungsi manajemen tertentu membangun dan menjaga lini komunkasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa public relation adalah upaya perencanaan yang berkelanjutan dengan tujuan membangun reputasi dan citra positif organisasi atau perusahaan.

Mengapa Public Relation Menjadi Sangat Penting?

Public Relation bisa diibaratkan sebagai jantung perusahaan. Tanpanya, perusahaan akan sulit menjalin komunikasi dengan banyak pihak. Fakta tersebut dibuktikan oleh hasil survei yang dilakukan oleh American Advertsing Federation (AFF) pada 1.800 eksekutif bisnis. Survei tersebut menunjukkan bahwa Public Relation menjadi salah satu departemen terpenting bagi keberhasilan perusahaan mereka. Berikut hasil tabel dari survei tersebut.

Berdasarkan tabel diatas, Departemen Public Relation menduduki peringkat tiga teratas setelah pengembangan produk dan perencanaan strategis, kemudian disusul oleh periklanan, penelitian dan pengembangan (Litbang), dan hukum.

Keberadaan PR menjadi sangat vital mengingat tugas mereka yang berkaitan dengan banyak pihak disekitarnya dalam membangun komunikasi dan membina hubungan.

Lalu, Apa Fungsi dan Tugas Public Relation?

1. Menciptakan citra dan identitas positif perusahaan

Fungsi seorang PR adalah menciptakan citra dan identitas positif perusahaan. Untuk mendapatkan citra dan identitas positif perusahaan, mereka harus mampu menerapkan strategi khusus untuk mempengaruhi berbagai persepsi baik masyarakat umum, media massa, dan pemerintah. Strategi program yang dirancang harus mengenalkan dan menawarkan keunggulan brand atau perusahaan. Strategi yang dilakukan dapat berupa publikasi, advertising, demonstrasi, propaganda, pameran, sales promotion, hingga open house.

2. Melakukan riset perilaku publik

Bersinggungan dengan publik, adalah keseharian seorang public relation officer. Agar produk atau perusahaan bisa dikenal oleh publik, PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat sebagai alat utamanya.

PR menjalankan fungsinya sebagai researcher dengan melakukan riset untuk mendapatkan data demografi dan perilaku publik. Nantinya data-data dari hasil riset tersebut dapat menjadi acuan untuk merancang strategi PR perusahaan guna meyakinkan publik tentang pentingnya keberadaan perusahaan tersebut bagi mereka.

3. Membangun atau membina hubungan baik dengan pihak eksternal  atau internal

Seorang PR menggunakan senjata utamanya yakni komunikasi untuk membina hubungan yang baik antar pihak. Adapun pihak-pihak yang memiliki kaitan erat dengan PR atau humas contohnya adalah pihak internal dan eksternal.

• External Public Relation

Kegiatan komunikasi dua arah perlu dilakukan PR pada berbagai pihak salah satunya pihak eksternal. External Public Relation adalah orang-orang yang ada di luar lembaga atau instansi yang ada memiliki hubungan atau keterkaitan dengan perusahaan. Misalnya, publik atau masyarakat, pelanggan (customer), media massa, lembaga formal hingga pemerintah. Seorang PR dikatakan sukses dalam prakteknya, jika pihak-pihak eksternal memiliki kepercayaan dan memberikan penilaian positif terhadap perusahaan .

• Internal Public Relation

Tak hanya menjalin komunikasi dengan pihak eksternal saja, PR juga perlu menjalankan fungs internal public relation. Internal Public Relation adalah bagaimana seorang PR dapat membina hubungan yang harmonis dengan pihak internal dalam sebuah perusahaan. Maksud dari pihak eksternal disini adalah orang-orang yang berada atau tercakup dalam perusahaan, seperti pegawai dan stakeholder. Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki pegawai yang terdiri dari berbagai budaya, agama dan karakter yang berbeda.

Tugas Public Relation adalah bagaimana membangun komunikasi timbal balik antar karyawan dengan berpegang teguh pada visi misi perusahaan dalam melakukan pekerjaan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir miss communication antar karyawan satu dengan yang lain. Tidak jarang jika PR melakukan agenda atau kegiatan bonding antar pegawai untuk mempererat rasa kekeluargaan dalam perusahaan.

4. Melakukan publikasi di media massa

Ada kalanya sebuah perusahaan sedang berada dalam permasalahan dari segi pelayanan maupun finansial. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, public relation memegang peranan penting didalamnya. Mengapa? Pasalnya dalam kasus ini PR dapat mengatasinya dengan menjalankan fungsi publisitas yaitu dengan membuat press release serta melakukan komunikasi pada pers dan media massa maupun publik untuk mengembalikan citra negatif publik menjadi citra positif.

5. Menjalankan marketing komunikasi dan promosi

Dalam perusahaan, seorang PR juga memiliki fungsi dalam membantu perusahaan untuk melakukan advertising (periklanan) dengan memberikan informasi kepada khalayak luas. Biasanya, media yang dibuat PR diperuntukkan bagi pihak internal dan stakeholder.  Informasi yang dibagikan dapat berupa publikasi maupun promosi program yang sedang berjalan. Melalui strategi ini, PR tidak hanya membantu dalam meningkatkan penjualan dan profit perusahaan saja, melainkan juga menumbuhkan kesan baik yang melekat pada publik atau masyarakat luas.

Contoh Public Relation Yang Sukses di Indonesia

Setiap perusahaan di Indonesia umumnya memiliki PR officer sebagai jembatan penghubung antara perusahaan dengan stakeholder. Terlebih di era digitalisasi ini, bidang PR telah merambah dalam dunia digital, sehingga tidak jarang jika Anda menemukan promosi melalui email marketing dari sebuah brand/perusahaan. Mereka harus mampu membangun reputasi, kredibilitas dan kepercayaan konsumen baik dalam media offline maupun online.

Banyak contoh brand di Indonesia yang dinilai sukses dalam melakukan PR. Dalam ajang penghargaan Indonesia Digital Public Relations Award 2022, infobrand.id sebagai penyelenggara, meriset aktivitas Digital Public Relations pada lebih dari 1000 brand ter-iset di 150 kategori bisnis. Penilaian brand didasarkan pada tiga parameter penilaian digital yang dilakukan diantaranya Digital Media Aspect, Social Engagement Aspect dan Digital Mention Aspect.

Berikut contoh brand atau perusahaan di Indonesia yang menyabet penghargaan Indonesia Digital PR Award 2022 dan diantaranya :

Tekiro (kategori Tools), K24KLIK.COM (kategori Apotek Online), KFC (kategori Fast Food), Pegadaian (kategori Gadai), JNE (kategori Jasa Pengiriman), Campina (kategori Ice Cream), Mcdonald’s (kategori Fast Food).

Indihome (kategori Penyedia Layanan Internet), Sweety (kategori Popok Bayi), Morinaga (kategori Susu Formula), Waroeng Steak & Shake (kategori Resto Olahan Steak), Indosat (kategori Provider Telekomunikasi), Bank Mandiri (kategori Bank Konvensional), Enervon C (kategori Multivitamin) dan masih banyak lagi.

Peran Media Monitoring untuk Public Relation

Sebelum seorang Public Relation menjalin hubungan, memberikan pemaparan kinerja atau pun menjelaskan suatu permasalahan dalam perusahaannya, perlu data-data terkait sentimen, citra perusahaan, dan tanggapan dari publik dan netizen di media sosial terlebih dahulu.

Untuk mengisi informasi tersebut, Public Relation bisa memperolehnya dari media monitoring. Beberapa data yang bisa di-provide oleh media monitoring salah satunya adalah mengetahui sejauh mana news memberitakan tentang perusahaan yang berkaitan dengan isu-isu tertentu.

Terdapat tools yang dimiliki Kazee untuk melengkapi posisi Public Relation dalam aspek penyediaan data tambahan, yakni media monitoring. Berikut merupakan fitur yang dimiliki Kazee Media Monitoring:

Sistem Pemantauan Isu

Dengan adanya sistem ini, membuat Public Relation bisa melahirkan strategi campaign yang tepat berdasarkan isu terkait dengan perusahaan atau organisasi.

Social Media Listening

Fitur ini bisa membuat Public Relation mengetahui maksud dari audiens dalam media sosial terhadap isu, permasalahan, citra, dan sejenisnya mengenai perusahaan atau organisasi, sehingga bisa meningkatkan reputasi dan kepercayaan terhadap merek.

Fitur analitik mendalam

Dalam fitur ini, Public Relation bisa mengetahui informasi berdasarkan analisis, seperti top influencer, top media, top organization, dan PR Value yang bisa dijadikan acuan dalam penentuan keputusan dibidang kehumasan.

Kesimpulan

Berdasarkan bahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Public Relation  adalah suatu usaha dalam mewujudkan suatu hubungan yang baik antara suatu perusahaan atau organisasi dengan publiknya. Usaha tersebut akan menimbulkan kesan kepuasan sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan perusahaan itu sendiri.

Public relation berperan sebagai jembatan penghubung antara perusahaan dengan khalayak luas dan berperan vital dalam menciptakan citra positif perusahaan dan menyokong kemajuan berbagai aspek bidang. Oleh karenanya, untuk menjadi Public Relation yang optimal, diperlukan informasi tambahan seperti media monitoring untuk menentukan strategi yang berkaitan dengan kehumasan.

Referensi

https://www.prsa.org/about/all-about-pr

http://pelatihanhumas.com/seberapa-besar-pengaruh-pr-terhadap-perusahaan

https://www.google.com/amp/s/amp.kontan.co.id/news/ini-21-brand-yang-sukses-melakukan-public-relation-di-era-digital

https://www.jpnn.com/news/puluhan-brand-raih-top-digital-pr-award-2022