Secara etimologi, public relation terdiri dari dua kata yakni public dan relation. Publik berarti publik atau orang banyak. Sedangkan relations dalam bahasa Indonesia artinya sebuah hubungan.

Seperti yang telah dipaparkan pada artikel sebelumnya, ruang lingkup tugas public relations tidak lepas dari membina hubungan dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Sehingga terciptanya opini publik yang berdampak terciptanya keselarasan dan citra baik perusahaan.

Public relations pada dasarnya terbagi menjadi dua jenis yaitu internal dan eksternal public relations. Namun, kedua fungsi tersebut memiliki perbedaan dalam pelaksanaannya. Apa saja perbedaan internal dan eksternal public relation?

Apa Perbedaan Fungsi Internal Dan Eksternal Public Relations?

Apa itu Internal Public Relations?

Dikutip dari buku Pemasaran Strategis : Perspektif Perilaku Konsumen dan Marketing Plan (2015) oleh Ujang Sumarwan, dkk, internal public relations adalah public relations yang lebih mentikberatkan kegiatannya pada lingkup internal organisasi atau perusahaan. Singkatnya, public relations internal bertindak menjembatani antar individu di dalam perusahaan.

Baca Juga Mengenal Public Relation Value, Ketahui Cara Menghitungnya

Bagaimana Bentuk Kegiatan Internal Public Relation?

Dilansir dari kompas.com, menurut Silih Agung Waesa dalam bukunya Strategi Public Relations (2010), perbedaan internal dan eksternal public relations terletak pada fungsinya. Adapun bentuk pelaksanaan kegiatan internal public relation di antaranya:

1.Mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen

Komunikasi menjadi poin penting bagi PR dalam menjalankan tugas. Pasalnya, tanpa mengandalkan komunikasi, seorang PR akan sulit mencapai goals perusahaan. Mengingat, setiap organisasi atau perusahaan pada dasarnya memiliki visi dan misi tersendiri yang dikomunikaskan secara internal. Oleh karenanya, PR harus mampu mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan organisasi atau perusahaan.

2.Menjelaskan dan memberi tahu karyawan terkait perubahan kebijakan

Dalam sebuah perusahaan, bukan tidak mungkin terjadi perubahan kebijakan yang disepakati pihak direksi dan manajemen karena suatu hal. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai perubahan kebijakan adaah salah satu tugas Public Relations.

Contohnya, peningkatan pandemi covid-19 lalu, berdampak pada perusahaan dari berbagai sektor yang melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawan. Salah satunya adalah PT Ramayana Lestari Sentosa Tbk (RALS) yang melakukan PHK kepada 421 karyawannya. Dalam kasus ini, PR menjadi garda terdepan dalam mengkomunikasikan kebijakan PHK secara clear dan memberikan pengertian pada karyawan guna meminimalisir konflik internal.

3.Membangun jaringan komunikasi interaktif antar karyawan, manajemen serta direksi

Public relations harus mampu melakukan komunikasi vertikal maupun horizontal yakni dari atasan kepada karyawan, karyawan kepada atasan , dan karyawan dengan karyawan. Karena, bukan tidak mungkin jika dalam satu perusahaan antara individu satu dengan yang lain memiliki latar belakang, tujuan, dan persepsi sehingga muncul konflik dalam ruang lingkup internal. Dengan dibangunnya jaringan komunikasi interaktif antar karyawan, memudahkan PR untuk mewujudkan goals perusahaan.

4.Membantu proses restruktursasi

Salah satu strategi untuk memperbaiki dan memaksimalkan kinerja perusahaan adalah dengan cara rekstrukturisasi. Tugas PR disini adalah membantu mengorganisir proses rekstrukturisasi perusahaan maupun karyawan. Rekstrukturisasi perusahaan maupun karyawan bisa dilakukan dengan mensosialisasikan kebijakan terbaru dan menggelar pelatihan.

Apa itu Eksternal Public Relations?

Berbeda dengan internal public relations, external public relations merupakan hubungan yang dijalin public relations dengan pihak-pihak diluar perusahaan yang masih memiliki sangkut paut kepentingan dengan perusahaan. Public relations eksternal memiliki cakupan yang luas karena berhubungan dengan publik atau masyarakat.

Baca Juga Pemanfaatan Jasa Big Data Bagi Praktisi Public Relations

Bagaimana Bentuk Kegiatan External Public Relation?

1.Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik

Seorang PR officer bertindak sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan publik dalam mensosialisasikan berbagai kebijakan dan tindakan perusahaan. Tak hanya itu, mereka juga dituntut untuk bisa menjadi problem solver dan melakukan manajemen konflik  pada setiap permasalahan yang terjadi antara perusahaan dengan khalayak.

2.Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk

Untuk memasarkan suatu produk public relations dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi digital dan tren saat ini. Caranya yakni dengan melakukan media monitoring di media sosial dan riset dengan mengumpulkan pesan atau berita terkait perusahaan di media cetak maupun online untuk menyusun strategi pemasaran.

Tujuan dari dirancangnya strategi penjual pemasaran ini agar tercipta citra produk yang positif di mata publik. Sebagai contoh, PR televisi swasta yang ikut andil dalam penyusunan salah satu program TV yakni Bedah Rumah atau Jalinan Kasih. Dalam program televisi tersebut, Anda bisa melihat bahwa mereka berusaha membangun image perusahaan yang peduli satu sama lain.

3.Menyampaikan prestasi yang diraih perusahaan atau organisasi

Public Relations menggunakan media online seperti website untuk mengenalkan produk hingga prestasi perusahaan kepada publik. Seperti yang dilakukan PR Kazee yang menginformasikan pada publik melalui websitenya. Menyebutkan bahwa dalam ajang penghargaan Public Relations Indonesia Award (PRIA) 2022, Kazee Digital Indonesia turut berkolaborasi dengan media cetak lainnya. Bentuk kolaborasi yang dilakukan yakni melakukan pemetaan kategori terpopuler di media cetak dengan memanfaatkan sistem Kazee Media Monitoring.

4.Menjalankan program pengembangan masyarakat

Tidak hanya menampilkan citra baik perusahaan pada publik, namun PR harus mampu melakukan komunikasi dua arah dengan melihat serta menjembatani apa yang diinginkan publik terhadap perusahaan. Keinginan publik yang beragam dengan segmennya yang memiliki latar belakang berbeda menjadi tantangan tersendiri bagi PR untuk mengkomunikasikan pada perusahaan. Dari riset tersebutlah, muncul program atau ide inovasi dan kreativitas berbasis pengembangan sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik.

5.Menyiapkan sarana bagi publik untuk melihat perusahaan secara langsung

Untuk meningkatkan rasa kepercayaan dan awareness publik pada perusahaan, tidak jarang suatu perusahaan melakukan strategi berbasis edukasi dengan tujuan mengenalkan perusahaan secara langsung pada publik. Mengutip penelitian dari jurnal.unpad.ac.id, bahwa PT Dirgantara Indonesia (PTDI) melakukan kegiatan open house agar publik mengetahui bahwa PTDI masih beroperasi dalam bidang kepesawatan.

6.Tools untuk Eksternal Public Relation

Diketahui bahwa eksternal public relation merupakan penyambung informasi dari internal perusahaan untuk dipublikasikan ke pihak eksternal, publik atau media massa dan sosial. Dengan demikian, public relation perlu mengetahui isu yang berkembang di luar sebelum memberikan pernyataan.

Hal tersebut dilakukan agar impresi dari publik terhadap perusahaan atau lembaga tetap terjaga dengan citra yang baik, sehingga perlu tools berbayar untuk menunjang kinerja public relation, seperti media monitoring dari Kazee. Terdapat fitur ekstraksi isu untuk mengetahui aspek yang paling banyak dibahas.

Kesimpulan

Public Relations sebagai manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan sebuah perusahaan dan atau lembaga.

Seorang PR harus melakukan komunikasi dua arah dan menyeimbangkan kedua fungsi internal dan eksternal dalam pelaksanaan tugasnya demi keberhasilan perusahaan yang diembannya serta mulai mempertimbangkan untuk menggunakan tools media monitoring.

Referensi             

http://jurnal.unpad.ac.id/profesi-humas/article/view/16196

https://www.google.com/amp/s/amp.kompas.com/skola/read/2022/02/05/100000469/perbedaan-fungsi-internal-dan-eksternal-public-relations