Menangani situasi krisis adalah salah satu tugas penting bagi departemen humas. Pasalnya, dampak dari krisis yang terjadi sangat berpengaruh terhadap baik buruknya reputasi perusahaan. Oleh karena itu, praktisi public relation perlu mendeteksi krisis secepat mungkin dan memverifikasi informasi yang ada sebelum mengambil tindakan.

Dalam mengelola situasi krisis, PR harus memastikan bahwa komunikasi yang tersampaikan secara tepat dan transparan pada stakeholders terkait, termasuk media, masyarakat, karyawan, dan pelanggan. Selain menjalin komunikasi, Anda juga perlu melakukan satu hal yang tak kalah penting yakni pemantauan media.

Media Monitoring Sebagai Alat dalam Penanganan Krisis

Media monitoring atau pemantauan media menjadi suatu keharusan bagi PR untuk membantu mereka dalam mengetahui persepsi publik dan media pada sebuah merek. Selain tidak memakan banyak biaya, monitoring media tools juga bisa mengumpulkan data terkait merek dari berbagai jenis media dalam waktu singkat.

Dengan begitu, semakin cepat Anda dapat mengidentifikasi posisi atau sudut pandang publik Anda dalam suatu krisis, maka semakin cepat pula Anda dapat menyelesaikan masalah dan mengatasi reputasi buruk pada merek Anda.

BACA JUGA : 5 Kiat Menggunakan Media Monitoring untuk Riset Pasar

Cara PR dalam Menangani Krisis Mengunakan Media Monitoring

Berikut ini adalah 6 cara dalam menangani situasi krisis menggunakan media monitoring, diantaranya :

1. Kenali Audiens Anda

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengenali audiens Anda. Mengapa? Karena pada dasarnya setiap audiens memiliki karakteristik yang berbeda-beda dalam menyampaikan keluhan mereka. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki beberapa plan untuk menghandle mereka.

Di era digital seperti sekarang, umumnya audiens menyampaikan keluhan tentang produk melalui media sosial. PR perlu melakukan pemantauan media sosial untuk melacak apa yang mereka katakan tentang merek Anda.

Perputaran opini dan arus informasi yang sangat cepat di media sosial sangat memungkinkan audiens dan media bisa merusak reputasi perusahaan Anda dalam waktu singkat.

Sehingga penting bagi PR untuk melacak percakapan publik selama tahap awal krisis untuk membantu Anda merancang pesan komunikasi yang sesuai dengan keresahan audiens Anda. Selalu perhatikan dengan siapa Anda berkomunikasi, saluran dan platform apa yang mereka sukai, dan apa keterlibatan mereka dalam krisis.

Dengan cara ini, audiens akan menilai bahwa perusahaan Anda menerima kritik saran serta memberikan respon yang baik dari apa yang mereka keluhkan di media sosial tentang merek Anda.

2. Identifikasi Saluran Mana Yang Penting

Saat menangani audiens Anda, Anda perlu mengetahui dan mengidentifikasi saluran media mana yang efektif digunakan untuk menyebarkan pesan Anda. Misalnya, melalui jurnalis, acara berita tertentu, blogger, dan platform media sosial.

Pemilihan saluran media bergantung pada siapa saja yang terlibat dalam kasus ini. Jika yang terlibat adalah audiens, maka saluran media yang paling cocok adalah situs berita, platform media sosial maupun press release. Dengan begitu, Anda bisa tepat sasaran dalam menangani krisis dengan menjangkau pihak utama yang terlibat.

3. Identifikasi Krisis

Setelah pesan komunikasi disampaikan pada pihak yang terlibat dalam krisis, cobalah tanyakan pada diri Anda apakah ada informasi yang kurang dari pesan yang Anda sampaikan? Atau pesan apa lagi yang bisa dibagikan untuk meluruskan konflik dan krisis yang terjadi?

Melalui pertanyaan-pertanyaan tersebut, Anda bisa terus berupaya menyelesaikan krisis dengan mengawasi media untuk melihat bagaimana tanggapan audiens terhadap konten yang telah dirilis .

Jika pesan Anda justru ditafsirkan berbeda oleh stakeholder, maka Anda dapat memberikan jawaban atau klarifikasi yang relevan dalam hal informasi tambahan.

4. Sempurnakan Pesan Utama Anda

Langkah selanjutnya adalah memantau perkembangan seputar pesan yang telah dirilis sebelumnya. Anda juga perlu mengetahui apakah ada konflik baru yang perlu ditangani dan apakah pesan yang disampaikan jelas dan diterima oleh stakeholder.

Pantaulah pesan yang disampaikan melalui siaran pers, media sosial atau konferensi yang Anda selenggarakan. Cari tahu bagaimana respon dan pendapat audiens. Setelah mengetahuinya, Anda bisa menyempurnakan pesan Anda dengan mengulangi kata kunci untuk mengurangi jumlah rumor dan berita palsu yang dapat merusak reputasi perusahaan Anda.

5. Tetap Fokus

Sangat mudah bagi media untuk memanfaatkan emosi yang kuat saat terjadi krisis. Mereka bisa saja menyebarkan berita-berita negatif tentang perusahaan Anda yang membuat kredibilitas merek dan kepercayaan publik menjadi berkurang. Inilah mengapa sangat penting bagi Anda untuk tetap netral, sambil memberikan keamanan emosional agar tidak semakin memperparah krisis.

Tetap fokus pada perhatian utama krisis dapat membantu Anda dalam menangani situasi tersebut. Lakukanlah media monitoring secara real-time sehingga Setiap kali muncul diskusi atau publikasi yang mengkhawatirkan, Anda dapat bertindak cepat untuk mengoreksi berita buruk yang beredar.

6. Laporan Media

Melakukan media monitoring dapat membantu Anda dalam mengumpulkan informasi, membatasi buruknya reputasi dan dapat memberi Anda wawasan untuk lebih mempersiapkan diri menghadapi media saat terjadi krisis.

Menyusun laporan media, mendokumentasikan dan melacaknya selama krisis berlangsung akan membantu Anda mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang harus dihindari. Di masa mendatang, laporan tersebut juga dapat membantu Anda mengenali krisis sejak dini, karena Anda lebih mengetahui tanda bahaya yang harus diwaspadai di media.

Saat krisis teratasi, Anda dapat mulai menganalisis laporan media secara keseluruhan. Data ini akan membantu Anda merencanakan strategi komunikasi krisis di masa depan untuk menghadapi situasi dengan lebih baik.

BACA JUGA : 7 Alasan Mengapa Media Monitoring Penting Untuk Content Marketing

Untuk menangani krisis lebih cepat, humas perlu memanfaatkan media monitoring agar bisa mengetahui persepsi publik yang tersebar di berbagai media.

Kazee Media Monitoring merupakan salah satu media monitoring tools atau alat pemantauan media yang bisa membantu humas dalam memberikan data mengenai apa yang publik dan media katakan mengenai brand atau merek suatu perusahaan.

Tools ini dapat membantu Anda mengumpulkan data dari berbagai jenis media mulai dari media cetak, media online hingga media sosial secara real-time. Selain memantau brand perusahaan, juga dapat memantau segala aktivitas kompetitor di media sosial mulai dari produk, layanan, hingga memantau strategi kompetitor.

Mulai lacak performa kampanye dan memonitor perkembangan merek Anda dengan Kazee Media Monitoring sekarang!

atau